3. Schrijf een persbericht

1. Waarom een persbericht?
2. Inhoud
3. Essentiële details
4. Je persbericht verzenden

1. Waarom een persbericht?

Journalisten zijn drukbezette mensen die meestal de snelste en makkelijkste weg zoeken om een verhaal te schrijven. Een goed geschreven, professioneel persbericht is dus iets waar ze graag gebruik van maken. Bedenk wel dat je niet de enige bent die een persbericht stuurt. Journalisten en redacteuren krijgen dagelijks een hele stapel persberichten waar ze tussen moeten kiezen. Zorg er dus voor dat je echt iets nieuws te zeggen hebt en dat je bericht opvalt.

naar boven

2. Inhoud

Wat is je verhaal?

Het is van groot belang dat je goed weet welk verhaal je over het voetlicht wilt brengen. Een persbericht mag maar over één onderwerp gaan. Je persbericht moet dus alleen gaan over de gebeurtenis (presentatie, actie, demonstratie, stunt, bijeenkomst) die je georganiseerd hebt of over datgene dat je hebt gedaan, een onderzoek bijvoorbeeld.

Het eerste bericht dat je schrijft kan gaan over de oprichtingsvergadering van je groep en wat je wilt bereiken. Je zou aandacht kunnen vragen voor het feit dat je een nieuwe actiegroep bent. Benoem de specifieke doelen die je nastreeft en benadruk dat je anders bent dan andere soortgelijke groeperingen. Maak, als het kan, duidelijk hoeveel steun je al hebt (van buurtbewoners, dorpsgenoten, vakgenoten, bekende Nederlanders, medeleerlingen, wetenschappers). De volgende persberichten die je over je actie verstuurt, moeten over nieuwe ontwikkelingen gaan. Je kunt niet steeds nieuwe persberichten sturen met dezelfde boodschap.

Het is slim om na te denken over het tijdstip dat je je persbericht verstuurt: stem het af op deadlines van de media waar je in wilt komen. Als je een publieksbijeenkomst organiseert, of een demonstratie of de overhandiging van een petitie, stuur dan een week van tevoren (dit geldt voor dagbladen, voor week- en maandbladen moet je eerder zijn) een persbericht. Bel eventueel twee dagen van tevoren nog eens na en vraag of ze van plan zijn om een journalist te sturen. Het mooist is als er bijvoorbeeld net een nieuwe wet is aangenomen die met jouw actie te maken heeft, of als er een onderzoek is uitgekomen dat jouw visie op de zaak ondersteunt. Je kunt jouw verhaal daarop laten aansluiten. Voor journalisten is het dan extra interessant om over jouw actie te schrijven.

Presenteer alleen de feiten

Je bericht moet zo feitelijk mogelijk zijn. Denk aan de vijf W’s: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom? Wanneer je een persbericht schrijft over een gebeurtenis die binnenkort plaats vindt en die jij georganiseerd hebt, moet je zo kort en duidelijk mogelijk beschrijven om wat voor gebeurtenis het gaat, waar en wanneer die plaats zal vinden, wie je erbij verwacht (liefst met namen van bekende mensen) en waarom je het georganiseerd hebt. Je moet ook uitleggen wie je bent en wat je eerder hebt georganiseerd. Als je een website hebt, noem die dan. De journalist moet weten in welk kader hij jouw nieuws moet plaatsen.

naar boven

3. Essentiële details

• Geef het document een naam: Zet het woord PERSBERICHT bovenaan.

• Datum van publicatie: Voeg de datum en tijd in waarop je je bericht verstuurt.

• In bepaalde gevallen kun je een ‘embargo’ aanbrengen tot een bepaalde datum of tijdstip. Je schrijft dan: 'onder embargo tot...(datum of tijdstip)'. Daarmee geef je aan dat je bericht niet gepubliceerd mag worden tot het genoemde tijdstip. Wanneer je bijvoorbeeld een belangrijke aankondiging op een publieksbijeenkomst wilt doen, kun je van tevoren journalisten hierover inlichten om hun aandacht daarvoor te trekken en ze de tijd te geven hun verslag voor te bereiden. Maar het zou het belang van je aankondiging kunnen verminderen wanneer het van te voren al bekend wordt. Je kunt een embargo op je gehele persbericht zetten, maar ook op een deel daarvan en je kunt de exacte tijd aangeven wanneer je verhaal vrij voor publicatie wilt geven.

• Zorg ervoor dat onderaan je contactgegevens staan: je naam, je mobiele telefoonnummer, e-mailadres en eventueel je website. Journalisten kunnen je dan bellen voor een interview of als ze vragen hebben. (Check zeker drie keer of de gegevens kloppen. Bel het nummer dat je hebt opgeschreven. Controleer of je je mobiel bij je hebt, of hij aanstaat en of de batterijen niet bijna leeg zijn.)

• Gebruik uitspraken, mooie ‘quotes’. Uitspraken van mensen die betrokken zijn bij je campagne maken je bericht een stuk levendiger. Maar zorg ervoor dat ze kernachtig zijn en raak.

Foto’s: Hoewel het niet noodzakelijk is, kun je foto’s van je groep of van acties meesturen. Dit maakt aan journalisten duidelijk dat je groep werkelijk bestaat en ook echt actie voert, en dat het niet alleen maar een papieren actie is. Goede actiebeelden kunnen ook lokale radio en tv aanmoedigen om naar je gebeurtenis te komen, zeker als daar iets te zien is. (Denk aan het succes van Greenpeace met spectaculaire actiebeelden.)

Stijl

Goed taalgebruik en een prettig leesbare stijl is een voorwaarde voor succes. Als je tekst slecht geschreven is, zullen journalisten gauw denken dat jouw groep of jouw actie niet veel voorstelt. Laat daarom altijd het concept-bericht door meerdere mensen lezen en vraag suggesties voor verbeteringen.

Koppen

Je moet altijd met een pakkende kop beginnen. Vaak bekijken journalisten alleen de koppen van de persberichten die ze krijgen. Pas als een kop interessant genoeg is, lezen ze verder. Journalisten hebben hapklare uitspraken nodig, die ze zo in de krant of uitzending kunnen gebruiken. Gebruik dus het meest opwindende, aandachttrekkende deel van de gebeurtenis om je verhaal te verkopen. Richt je vooral op wat nieuw is.

De openingsparagraaf

Je openingsparagraaf moet uitleggen wat er in de kop staat. Wie doet wat, waar, wanneer, en waarom. Het moet het belangrijkste nieuws duidelijk en enthousiast brengen. Een goed begin kan meestal je verhaal maken of breken. Met de eerste twintig, dertig woorden moet je de lezer zo nieuwsgierig maken dat hij ook de rest wil lezen.

Iedere volgende paragraaf moet minder belangrijk zijn dan de paragraaf ervoor. Vergelijk het met een omgekeerde piramide met de 'zwaarste', belangrijkste inhoud bovenaan.

Contactgegevens

Zet onderaan het persbericht de naam, het mailadres en het mobiele telefoonnummer van degene uit je groep die door journalisten gebeld mag worden voor als ze nog vragen hebben. Zorg dat die persoon precies weet wat wanneer je het bericht verstuurt en ook wat er in het bericht staat. Hij of zij moet vanaf dat moment zijn of haar telefoon voortdurend bij de hand hebben en tijd hebben om vragen te beantwoorden.

Andere belangrijke punten:

• Gebruik, wanneer je dat hebt, speciaal briefpapier

• Beperk je boodschap tot hooguit één A4-tje

• Gebruik links een brede marge, zodat een redacteur zijn opmerkingen in de kantlijn kan plaatsen

• Som de belangrijkste punten aan het eind nog even op

• Herlees en controleer je bericht een paar keer en laat het altijd ook door iemand anders controleren

naar boven

4. Je persbericht verzenden

Je kunt een persbericht per e-mail versturen naar de redacties van persbureaus (ANP, GPD Novum), kranten, tv- en radioredacties, tijdschriften, maar ook naar politici en organisaties die met jouw onderwerp bezig zijn.

Van groot belang is dat je bericht de juiste personen bereikt. Zet als het kan de naam van de journalist erbij voor wie het bericht bestemd is – als het goed is heb je intussen al lang contacten gelegd met journalisten in je omgeving. Als je daar niet helemaal zeker over bent, zoek dan de naam van de chef nieuwsdienst op en zend het bericht naar hem of haar. Wanneer je het bericht faxt zet dan duidelijk een naam op het voorblad.

Als je je bericht in één keer naar veel adressen mailt, zet die adressen dan in het 'bcc'-veld. Ze zijn dan niet zichtbaar voor de andere ontvangers, en zo kan ook niemand misbruik maken van jouw adressenlijst voor spam of virussen.

Wanneer zend je het persbericht

Een goede timing kan het verschil uitmaken tussen een succes en een misser. Kies een tijd op de dag wanneer er doorgaans niet veel nieuws is – vaak zijn dat zondagen of maandagen. Vroeg in de ochtend is beter dan aan het eind van de middag. Als er net een grote ramp is gebeurd of iets anders belangrijks, wacht dan even met jouw bericht – daar heeft op zo'n moment niemand aandacht voor. Stuur liever geen persberichten op vrijdagmiddag of op de dag voor een feestdag.

Bel na

Heel belangrijk is dat je na het verzenden van je persbericht telefonisch navraagt of het bericht bij de juiste redacteur terecht is gekomen. Je kunt heel veel tijd besteed hebben om het perfecte persbericht te schrijven, maar als het dan onder een hele stapel op het verkeerde bureau terecht komt, levert het toch niets op. Door op te bellen en te controleren of het bericht is ontvangen, breng je het onder de aandacht van de journalist die het anders gemist kan hebben.
Wanneer je verhaal de eerstvolgende dagen niet gepubliceerd wordt, bel dan ook op en vraag waarom ze er niets mee hebben gedaan. Daar is lering uit te trekken voor een volgend persbericht.

Bouw een goede verstandhouding op

De beste manier om aandacht te krijgen is een goede verstandhouding op te bouwen met de lokale en landelijke journalisten die je wilt betrekken. Leg contact en bied aan ze te ontmoeten of om over je verhaal te komen vertellen. Onderhoud die contacten zodat je, wanneer je een persbericht stuurt, een goede ontvangst krijgt.

naar boven

Ga terug naar de handleiding 'Hoe kom je in de publiciteit?' of ga door naar:

• 1. Stel een pamflet op

• 2. Gebruik de media

• 4. Organiseer een persconferentie