4. Organiseer een persconferentie

1. Organisatie
2. Hoe houd je de pers geïnteresseerd?

1. Organisatie

Kies de juiste locatie

Kies een centraal gelegen en toegankelijke ruimte zodat journalisten niet al te lang van hun bureau weg hoeven. Controleer van te voren of de verlichting goed is, of de akoestiek goed is. Kun je elkaar zonder stemverheffing verstaan en is er geen galm? Komen er geen storende geluiden van buiten?

Wanneer je presentatieapparatuur wilt gebruiken, let er dan op dat er genoeg stopcontacten en verlengsnoeren zijn, of je er kunt internetten (als dat nodig is), of er een witte muur of een scherm is waarop je de beamer kunt laten projecteren, etc. Organiseer je een gebeurtenis voor de pers op een plek in de buitenlucht, zorg dan dat je een oplossing hebt voor als het gaan regenen (een andere overdekte plek, een tentzeil...).

Promoot de persconferentie

Verzend een uitnodiging, het liefst op naam, naar de media. Doe dit zeker een week van tevoren, liefst nog eerder. Maak in die uitnodiging duidelijk waarom verslaggevers of nieuwsploegen van radio en tv de persconferentie zouden moeten bijwonen. Laat dit volgen door een telefoontje met de vraag of ze van plan zijn te komen of niet. Zo niet, probeer ze dan alsnog over te halen.

Bied een versnapering aan

Dit biedt je de kans om na afloop een goede verstandhouding met de journalisten op te bouwen en uit te vinden hoe ze over je zullen gaan schrijven.

naar boven

2. Hoe houd je de pers geïnteresseerd?

Is het eenmaal gelukt de aandacht van journalisten te trekken, dan is het belangrijk om die aandacht vast te houden. Je moet ze zien te overtuigen dat jouw zaak het waard is om verslag over te doen. Enkele tips:

• Gebruik de human interest invalshoek
  Veel journalisten maken graag een verhaal over mensen van vlees en bloed, die held zijn of slachtoffer, strijdbaar of vindingrijk, zielig of krachtig. Zorg dus dat je voorbeelden hebt van de manier waarop jouw zaak individuele mensen raakt. Probeer er ook voor te zorgen dat er bij de persconferentie mensen zijn die de aanwezige journalisten iets kunnen vertellen over hun persoonlijke ervaringen met de zaak waar het jou om gaat. Bespreek van tevoren met hen wat je van hun bijdrage aan de persconferentie verwacht. Zorg dat ze kort en helder hun ervaringen of meningen kunnen geven. Op de persconferentie introduceer je dan kort twee of drie van deze gasten. Daarna geef je ze de gelegenheid om hun eigen verhaal te vertellen.

• Houd het kort
  Zorg ervoor dat je conferentie niet te veel tijd kost. Toespraken en presentaties zouden niet langer dan dertig minuten moeten duren, zodat journalisten daarna nog tijd hebben om vragen te stellen en jij informeel met de journalisten verder kan praten.

• Wees visueel creatief
  Gebruik foto’s, illustraties, plattegronden of video’s om je onderwerp op een levendige manier te presenteren. Een beeld zegt vaak meer dan woorden. Maak een persmap die je aan de journalisten mee kunt geven. In de persmap doe je een korte, goed geschreven versie van het verhaal dat je hebt verteld (niet langer dan 450 woorden), illustratiemateriaal (foto’s, cartoons, plattegrondje) en als je dat hebt ook achtergrondinformatie: cijfers, historisch overzicht van je campagne of de zaak waarvoor je actie voert. Alles kort, helder en overzichtelijk. Als je organisatie al wat groter en professioneler is, heb je misschien pennen of blocnotes met het logo van je organisatie. Die kun je meegeven.

naar boven

Ga terug naar de handleiding 'Hoe kom je in de publiciteit?' of ga door naar:

• 1. Stel een pamflet op

• 2. Maak gebruik van de media

• 3. Schrijf een persbericht